Ciclo de los Proyectos
El ciclo 2008de gestión de proyectos de cooperación al desarrollo requiere un esfuerzo de abstracción y síntesis que permita definir, delimitar y ordenar las ideas en forma coherente y consecuente, para generar acciones capaces de contribuir concretamente al desafío que representan los Objetivos de Desarrollo del Milenio para el año 2015.
El ciclo de proyecto del PNUD constituye una estructura para asegurarse de que las partes interesadas sean consultadas y la información pertinente esté disponible. Permite también que las decisiones documentadas se tomen en las etapas principales de la vida de un proyecto. Así, los proyectos se llevan a cabo según una estrategia acordada, que luego se formula, se ejecuta y se evalúa. En la etapa de elaboración del proyecto se debe garantizar que el enfoque de resultado esté presente teórica y metodológicamente en toda la propuesta, desde los objetivos, actividades y recursos hasta la estructura administrativa encargada de ejecutarlo.
La gestión de proyectos ejecutados con el apoyo técnico del PNUD se centra tanto en los resultados como en los procesos y promueve el fortalecimiento de capacidades, la autosuficiencia y la aplicación de mejores prácticas nacionales e internacionales. El Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica proporciona una orientación técnica y financiera para gestionar los proyectos de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD. Este manual de consulta busca lograr una gestión ágil, transparente y neutral de los programas y proyectos.
El ciclo de los proyectos de cooperación técnica del PNUD consta de cinco procesos cronológicos, que aquí agruparemos en justificación, formulación, iniciación, ejecución, finalización, y de manera transversal evaluación, auditoría, y sistematización de lecciones aprendidas.
Ciclo de los Proyectos
Justificación
La justificación es la primera fase de un proyecto y constituye un momento preliminar en el cual se concibe la idea inicial del proyecto. El objetivo de esta fase es determinar que la idea propuesta y las acciones que deriven de ella, sean acertadas y realistas. También se deberá identificar a los actores principales, tanto los beneficiarios como los que puedan afectar al posible proyecto, y las necesidades a las cuales el proyecto aportará acciones de desarrollo. Este proceso de revisión será conducido por el equipo de programa del PNUD en consulta con la contraparte involucrada.
Una idea de proyecto se justifica de acuerdo a su coherencia con el Marco de Asistencia de las Naciones Unidas para el Desarrollo y el Programa de País. Además, una idea de proyecto ha de contribuir a los resultados previstos de las operaciones del PNUD en el periodo del programa en curso. También debe ser una respuesta adecuada a las prioridades de desarrollo del Perú, acatar el plan de actividades generales del PNUD y ser apropiada para el apoyo del PNUD. El objetivo de esta fase de justificación será concretar estas ideas.
Una vez que las ideas y las acciones planteadas son avaladas en términos generales, se introduce una sugerencia de proyecto en Atlas, el Sistema de planificación empresarial de los recursos del PNUD.
Ciclo de los Proyectos
Formulación
En la fase de formulación (también llamada fase de diseño o preparación), se examinan todos los aspectos importantes del proyecto, teniendo en cuenta las líneas estratégicas definidas en la fase de programación y los puntos de vista de las principales partes interesadas. Los beneficiarios y las demás partes deben participar de forma activa en la descripción detallada del proyecto. Durante esta fase, se deberían elaborar planes de trabajo elaborados y calendarios de actividades y de recursos. De aquí resultará la decisión de proponer un determinado presupuesto. El objetivo final de la formulación es organizar los medios disponibles, y los que quedan por buscar, para realizar las acciones identificadas y consideradas viables. Las decisiones que se deben tomar durante la fase de programación están asociadas a:
La definición del objetivo específico que el proyecto pretende alcanzar. La identificación de las actividades que se deben realizar para alcanzarlo. La definición de los recursos que necesitarán para realizar dichas actividades.
Sobre esa base, se prepara un documento de proyecto que contiene información sobre la amplitud del proyecto, sus objetivos, su plan de administración así como su enfoque. El documento de proyecto ha de ser valorado y aprobado por el Comité Local de Evaluación de Programas especialmente convocado para este fin. Este proceso es necesario para evaluar el contenido técnico del proyecto y permite recibir comentarios y recomendaciones de personas que no estuvieron involucradas directamente en la elaboración del Documento de proyecto. En síntesis, la evaluación previa del proyecto permite evaluar aspectos sustantivos, metodológicos, administrativos, logísticos y políticos, así como prever posibles riesgos. Dicho comité es un órgano de control independiente en el proceso y recomienda seguir el desarrollo del proyecto, modificarlo o detenerlo por completo. Una vez aprobado por dicho Comité, las partes interesadas pueden firmar un Documento de Proyecto.
Ciclo de los Proyectos
Iniciación
Este tercer paso profundiza el desarrollo de los detalles operacionales del proyecto como los rubros de servicios a contratar, el cuadro presupuestario básico por tipo de gasto discriminados por fuente de financiamiento (aporte del PNUD y posible costo compartido), y por último la estimación del tiempo de ejecución. Define las estructuras y los enfoques establecidos para su control efectivo, e indica los organismos relacionados con la ejecución de las actividades específicas. Todos los procesos y resultados a los que el PNUD contribuye deben ser controlados independientemente del presupuesto y la duración.
Se recomienda la elaboración de un Plan de comunicación y control para estipular qué actividades y productos serán controlados, examinados y evaluados así como de qué modo y por quién. Asimismo, un Calendario de comunicación y control debería proporcionar detalles de las actividades anualmente. Una parte textual de la comunicación y del control debería también explicar las estrategias y mecanismos de coordinación para la implementación del plan, incluyendo una descripción de los mayores riesgos e hipótesis. El presupuesto de las actividades de control y evaluación debería ser incluído como parte de los fondos del proyecto.
Ciclo de los Proyectos
Ejecución y seguimiento
En esta fase los recursos convenidos se utilizan para ejecutar las actividades planificadas con el fin de alcanzar los resultados de un proyecto mediante una serie de actividades. A menudo las principales responsabilidades del PNUD al ejecutar un proyecto están en el control de una estimación del alcance, el calendario, los costes, los beneficios y la calidad de los productos y de los insumos. Las revisiones periódicas aseguran que el proyecto esté logrando el resultado esperado y, de ser necesario, también se inician revisiones a fin de consolidar el rendimiento del proyecto o su progreso.
Además, el PNUD otorga financiación al proyecto a través de anticipos o de abonos directos. También puede proporcionar servicios de apoyo para llevar a la práctica las actividades del proyecto (i.e. el reparto de contratos, el suministro, la organización de la formación y los talleres, etc.). Allí donde el PNUD ejecuta proyectos, también administra las actividades para garantizar su dirección efectiva.
En paralelo a la ejecución de las actividades, se deberá hacer el seguimiento del proyecto. Ésta es una actividad permanente que apunta, ante todo, a proporcionar a las principales partes interesadas indicaciones tempranas sobre la calidad, la cantidad y los progresos alcanzados Se sigue el avance real del proyecto a fin de que éste se pueda adaptar a los posibles cambios contextuales. Este proceso permite descubrir anomalías durante la ejecución, brindar correcciones y reorientaciones técnicas de la acción, y actúa como medio de control que permite verificar si un dato recopilado se corresponde con las previsiones previamente realizadas.
Ciclo de los Proyectos
Finalización
El cierre de un proyecto es la culminación del proceso, y el momento de hacer balance del mismo. Cuando los objetivos planificados son alcanzados o el equipo de gestión del proyecto toma la decisión de terminarlo es cuando se entra a la fase final. En resumen, un proyecto ha finalizado cuando:
- Desde el punto de vista técnico, que todas las actividades hayan finalizado por completo, o en el peor caso, que se haya agotado el tiempo para llevarlos a cabo.
- Desde el punto de vista administrativo, que no van a presentarse costes adicionales y de que se han realizado y contabilizado todos las pagos del proyecto.
El enfoque de este último paso del ciclo de proyecto se concentra en la evidencia de la conclusión, las lecciones aprendidas, la identificación de los beneficios y las entregas necesarias. Para este fin, se deberá preparar un informe final que contendrá las recomendaciones concretas de utilidad para futuras intervenciones de cooperación al desarrollo similares. La decisión de seguimiento posterior al proyecto dependerá de la experiencia adquirida y las conclusiones del proyecto. El informe deberá también proporcionar la información suficiente para facilitar la reflexión durante las conversaciones sobre la fase preparatoria de un nuevo proyecto y, en la medida de lo posible, la programación futura.
Ciclo de los Proyectos
Evaluación
Esta fase consiste en la apreciación sistemática y objetiva de un proyecto en curso o terminado. Se trata de determinar la validez de los objetivos fijados en la formulación y su grado de realización, así como la eficacia, la eficiencia, el impacto y la sostenibilidad del proyecto ejecutado. La evaluación se lleva a cabo por motivos de rendición de cuentas, para aprender de los éxitos o fracasos de los propios proyectos y así poder incorporar mejoras en las siguientes programaciones y formulaciones, y, finalmente, la evaluación se puede entender simplemente como una herramienta de gestión del seguimiento del proyecto. Dependiendo del motivo de fondo por el cual se evalúe el proyecto, la temporalización de la evaluación variará.
Generalmente, el PNUD puede realizar una evaluación durante la ejecución (evaluación a término medio o intermediaria), al final de un proyecto (evaluación final), o después de pasado un tiempo su conclusión (evaluación ex post).
En el primer caso, la evaluación se hace para realizar en forma conjunta con los protagonistas (directivos, planificadores, administradores, promotores y beneficiarios) una apreciación sustantiva de los alcances, gerencia y perspectivas de determinado proyecto, para adaptar su orientación Según esta evaluación se puede decidir continuar, rectificar o acabar con el proyecto. Por tanto el motivo de fondo de este tipo de evaluación es el de gestionar o seguir el proyecto. En el segundo caso, se pretende hacer una rendición de cuentas. Mientras que en el tercer caso, la evaluación ex post, se evalúa el diseño establecido, la organización operativa, la ejecución de actividades y los primeros efectos de la intervención; así como identificar aspectos relevantes positivos o negativos, para sacar enseñanzas para nuevos proyectos y la programación futura. Al final de esta evaluación, pues, deberán formularse recomendaciones y conclusiones que puedan ser integradas en la programación y la ejecución de proyectos comparables en el futuro.
Una vez finalizada la evaluación ex post se vuelve a la programación, donde el PNUD incorpora las lecciones aprendidas. Por tanto, se ha cerrado el ciclo del proyecto. Cabe notar que el PNUD Perú elabora un plan de evaluaciones para todo el programa del país y luego lo presenta a la Oficina de Evaluaciones de la sede.
Ciclo de los Proyectos
Sistematización de lecciones aprendidas
Los conocimientos técnicos del PNUD se basan sustancialmente en el análisis de las lecciones aprendidas por medio de la aplicación de estrategias de desarrollo en los 166 países donde esta presente. Estas lecciones, recolectadas fundamentalmente a partir de proyectos de desarrollo, se utilizan para perfeccionar y mejorar el apoyo técnico que el PNUD presta al Perú.
En este proceso, se plantea en principio recoger las experiencias, lecciones aprendidas, metodologías y estudios, de manera que se fortalezcan y consoliden los logros alcanzados y se impulsen acciones que complementen el esfuerzo inicial buscando asegurar la sostenibilidad e institucionalización del modelo de cooperación al desarrollo de acuerdo a los objetivos propuestos. La información que surge de un proceso de análisis de los datos extraídos de la ejecución de proyectos de cooperación al desarrollo se codifica y redacta de tal manera que pueda ser presentada en forma de enunciados que conformen una propuesta metodológica utilizable en los procesos de diseño, ejecución, evaluación y transferencia de futuros proyectos. Para lograr este fin, se realizan las acciones siguientes:
- Recolección de la información pertinente.
- Estudio de las conclusiones y recomendaciones consignadas en los Informes presentados por los distintos consultores y técnicos.
- Sistematización de la información obtenida en entrevistas realizadas a distintos actores.
- Visitas de campo a la zona de ejecución de los proyecto.
- Reuniones técnicas con los consultores y técnicos.
La redacción de las lecciones exitosas, así como de los posibles fracasos experimentados, se efectúa con cierto grado de generalidad y de acuerdo a distintas áreas temáticas, con el fin de elaborar Instrumentos que sirvan de apoyo al proceso de transferencia de lo aprendido, con la finalidad de que sea aplicado a la ejecución de acciones subsecuentes, tanto en el proyecto en ejecución como en futuras acciones.
Ciclo de los Proyectos
Auditoría
La auditoría por su enfoque involucra una revisión sistemática y anual de las actividades de un proyecto ejecutado con el apoyo técnico del PNUD en relación al cumplimiento de objetivos y metas y respecto a la correcta utilización de los recursos. Su propósito general consiste en: evaluar el desempeño obtenido por el proyecto, determinar si los estados financieros fueron preparados de acuerdo a las normas, prácticas, reglamentaciones y procedimientos financieros establecidos para el proyecto, identificar áreas problemáticas, causas relacionadas y las alternativas para mejorar, y desarrollar las recomendaciones para promover mejoras u otras acciones correctivas.
Los criterios referidos al carácter sistemático de la auditoría, orientada a evaluar los resultados obtenidos en relación con el gasto ejecutado y su vinculación con los objetivos del proyecto, constituyen postulados que guían el ejercicio de la auditoría.
En el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica se utiliza el término auditoría, por considerarse que es el vocablo más apropiado que refleja con mayor aproximación los resultados que se estima obtener de este examen de alcance amplio; cuyo enfoque excede el marco estrictamente financiero contable, al evaluar las operaciones, el logro de objetivos y metas establecidos, así como los controles internos establecidos.
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